Czy warto zainwestować w program do DMS?

Zarządzanie dokumentacją w firmie nie jest prostym zadaniem. Na szczęście, na rynku jest mnóstwo oprogramowań, które pomagają uporządkować chaos, który bardzo często pojawia się przy dużej ilości papierów. Przeczytaj ten artykuł i sprawdź, jak najlepiej przechowywać pliki i czy warto zainwestować w program do DMS.

Elektroniczna wersja dokumentacji to podstawa

W dzisiejszych czasach mało kto wyobraża sobie prowadzenie dokumentacji w tradycyjny sposób, w szczególności jeżeli firma dynamicznie i prężnie rozwija się. Stosy dokumentów, z jakimi wiążę się rozwój danego przedsiębiorstwa, jest ogromny. Nic więc dziwnego, że bardzo trudno jest zapanować nad całą dokumentacją. Z tego też powodu coraz więcej firm stawia na elektroniczne wersje dokumentów. Owszem, nie da się wyeliminować papierowych oryginałów, jednak obecnie wielu biznesmanów nie wyobraża sobie pracy bez plików, znajdujących się na komputerze.

Dlaczego warto stawiać na elektroniczne wersje dokumentów?

Elektroniczna wersja dokumentacji ma wiele zalet. Przede wszystkim pozwala ona na szybkie znalezienie pożądanego dokumentu. Aby znaleźć odpowiedni dokument wystarczy wpisać kluczowe słowo lub frazę w wyszukiwarkę i gotowe. System w kilka sekund znajdzie plik, którego szukałeś. To bardzo wygodne i praktyczne rozwiązanie. Kolejną zaletą tej opcji jest to, że kilku pracowników może równocześnie korzystać z tego samego pliku. Nie trzeba robić wielu kopii jednego dokumentu i tracić czas oraz papier. Wystarczy, że każdy z użytkowników otworzy sobie potrzebny mu plik i może w spokoju wykonywać swoją pracę, nanosząc tam wszelkie poprawki etc.

Program do DMS – czy warto w niego inwestować?

Rozwiązaniem, na który stawia wiele przedsiębiorców, jest program do DMS. Czym jest program do DMS? Jest to system, który służy do zarządzania dokumentami w firmie. Wchodzi on w skład platformy biznesowej JIRA. Jego plusem jest nie tylko to, że w bardzo prosty sposób można tworzyć i szukać elektronicznych wersji dokumentów, ale za jego pomocą można też importować bezpośrednio ze skanera papierowe oryginały. Poza tym program do DMS ma też opcję ustawiania upoważnień. Oznacza to, że możesz ustawić, kto ma wgląd do danych dokumentów, dzięki czemu żadna niepożądana osoba nie będzie mogła przeglądać ważnych dla firmy informacji.